L’Urp organizza attività di accoglienza e ascolto dei cittadini attraverso una specifica procedura di rilevazione-risposta delle segnalazioni dei reclami e dei suggerimenti, concorrendo alla misurazione e alla valutazione dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa dell’Ente.
I reclami possono essere presentati di persona, via mail, via fax, per lettera, per telefono, sul sito Istituzionale
Per il raggiungimento delle finalità di cui sopra è attiva una rete di comunicazione e collaborazione tra l’Urp e i Servizi.
La procedura operativa prevede che le segnalazioni presentate all’URP singolarmente o in forma associata vengano inviate il giorno stesso della ricezione, al Dirigente del Settore di riferimento in virtù dell’argomento trattato ,al Funzionario del Settore , al Referente del Servizio, all’Assessore di competenza.
Il Servizio Urp acquisite dai Servizi le risposte, provvede ad informare il cittadino direttamente , via mail, via fax , o telefonicamente.
In concomitanza di eventi (Festival, Domenica in, Milano-Sanremo etc) o particolari situazioni problematiche sono state create delle risposte precostituite a domande e segnalazioni ricorrenti.
Le segnalazioni anonime verranno trattate secondo le modalità in uso, ed inviate al Dirigente di competenza per le valutazioni del caso.
Decorso il termine (30 giorni) dall’inoltro della segnalazione al Servizio, se l’Urp non dispone di una risposta da comunicare, informa comunque il cittadino ,che il reclamo è in fase di valutazione , e contestualmente sollecita la risposta al Servizio.
L’URP con cadenza mensile trasmette ai Dirigenti, agli Assessori e al Segretario un report di monitoraggio delle segnalazioni evase , inevase suddivise per Settore ed oggetto del reclamo .
Per migliorare la procedura di reclamo e consentire al responsabile della trasparenza e della prevenzione dell’illegalità di monitorare i casi di mancate risposte ai reclami dei cittadini, vengono disposte le seguenti modifiche:
Tutti reclami e la segnalazioni registrati all’Urp , dovranno essere inviati per conoscenza anche alla Segreteria Generale, contestualmente all’inoltro all’ufficio competente, altresì le segnalazioni e i reclami inevasi e il relativo sollecito di risposta oltre le statistiche.
